7 tips til bedre digitale møter
For at digitale møter skal bli vellykket, kreves mer enn riktig teknisk utstyr. Med disse syv Harvard-tipsene blir du ekspert.
Det finnes en rekke fordeler med digitale møter. Du sparer reisekostnader, belaster miljøet mindre, og din dyrebare tid brukes mer effektivt. Men for at møtet skal levere like bra som et fysisk møte, er det noen ting man bør tenke over.
Aller viktigst er naturligvis teknikken, det vil si stabil oppkobling og utstyr og programvarer som fungerer. Hvis ikke blir det ingen kommunikasjon i det hele tatt. Pass derfor på at det tekniske fungerer knirkefritt og at du vet hvordan systemene brukes allerede før ditt første møte.
God møtekultur i digitale møter
Med teknikken på plass, er det på tide å tenke på hvordan man bør oppføre seg i møtet. Disse syv tipsene er inspirert av Harvard Business Review, og gir et godt utgangspunkt:
1. Gi alle deltagere en agenda på forhånd
Om alle vet hvilke spørsmål man skal behandle og får anledning til å forberede seg, kan de være mer til stede i selve møtet. For mange er det vanskelig å få høre om et tema for første gang, gjøre seg opp en mening og så gi uttrykk for denne i ett og samme møte. Slikt kan ta tid. Sørg derfor for at møtet har en agenda som alle leser i forkant.
2. Oppnevn en møteleder
En tydelig rollefordeling blant deltagerne er ekstra viktig under digitale møter, fordi den fysiske avstanden gjør gruppedynamikken mer sårbar. Én person bør ha ansvar for at man følger agendaen og for at alle får komme til orde. Jo flere personer som deltar på møtet, jo viktigere er dette. For at alle skal henge med, er det en fordel om møtelederen innleder med at han/hun nettopp har ansvar for at agendaen følges og at alle kommer til orde. Alle slapper bedre av når de vet hvem som er ansvarlig for møtet.
3. Start med en presentasjonsrunde
Start møtet med å la hver enkelt presentere seg og fortelle om noe de er opptatt av for tiden, enten jobb-relatert eller privat. Dette styrker relasjonen mellom deltagerne, og gjør at jobben føles mer meningsfull. Dermed blir alle mer komfortable med å være aktive i møtet.
4. Bruk video, og snakk saktere
En stor del av all kommunikasjon er ikke-verbal, og foregår blant annet via tonefall og kroppsspråk. Dermed blir det viktig å være ekstra tydelig under digitale møter, da mye slik kommunikasjon lettere kan forsvinne. Ved å snakke saktere enn vanlig, legger man til rette for at andre bedre kan henge med, samt for spørsmål og reaksjoner. Kommunikasjonen styrkes også ved å bruke video, så alle kan se hverandre.
5. Multitasking forbudt
Å sjekke mail, surfe på nettet eller småjobbe i møtet, bør være forbudt. Som på et vanlig fysisk møte er det viktig at alle er fokusert og til stede, slik at møtet kan bli så givende og effektivt som mulig.
6. Involver alle deltagere
Møteleder bør involvere hver enkelt deltager regelmessig, for å holde konsentrasjonen oppe hos alle (og særlig de som ikke snakker så mye). En måte og gjøre dette på, er å ta en «runde» før hvert neste punkt på listen.
7. Still åpne spørsmål
Møtelederen kan også gjerne stille noen åpne spørsmål etter hvert punkt på agendaen, så alle får anledning til å delta. Da sikrer man også at det er enighet i gruppen. Eksempler på spørsmål kan være: Er det noen som vil legge til noe før vi går videre? Er alle fornøyd med tiltakene vi har avtalt nå? Vet vi hvem som gjør hva videre – og når?
