Med den visuelle samtaleflytadministratoren (IVR) får du full kontroll over alle samtaler til hovednummeret til selskapet. Du kan dra og slippe åpningstider, menyalternativer, køer, SMS og stemmeveiledningselementer for å skape optimal samtaleflyt for selskapet ditt:

• Få en visuell oversikt over samtaleflyten til selskapets hovednummer.
• Du kan enkelt administrere med dra og slipp-grensesnittet.
• Du får full kontroll over selskapets hovednumre, åpningstider og menyvalg fra én grensesnitt.

Slik kommer du i gang med IVR (Interaktiv talerespons)

1. Naviger til Administratorsiden fra hovedmenyen.
2. Velg deretter "Telefonoppsett".
3. Velg "Visuell admin" fra panelet under og trykk på knappen "Klikk her for å redigere din Sentralbord-løsning".

Den visuelle administratoren er tilgjengelig for selskapsadministratorer og brukere med rolletilgang til visuell administrasjon. Mer om rolletilgang.

• Logg på Telia Smart Connect

Grunnleggende informasjon

• Selskapets IVR-er er tilgjengelige via menyen. Her finner du en liste over alle dine IVR-er, samt alle tidligere versjoner av hver IVR. Hver gang du lagrer din IVR kan du tilbakestille til en tidligere versjon når som helst.
• Hvert hovednummer kan tilordnes en IVR via Meny og Hovednummer.
• Når du har en åpen IVR, er det mulig å utføre en testkjøring av IVR-en ved å trykke på "Spill av" (x). Angi nummeret som skal ringes opp og datoen/klokkeslettet du ønsker å bruke for å teste IVR-en.
• Funksjonene som brukes for å bygge IVR-en er under "Elementer" på høyre side. Du kan dra og slippe elementene og koble dem sammen i IVR-en for å opprette den samtaleflyten du trenger.
• Noen funksjoner har avanserte innstillinger uavhengig av hvert element i samtaleflyten. Klikk på elementet i samtaleflyten og trykk på "Innstillinger" (X)-ikonet for å få tilgang til innstillingene på høyre side.
  
  
• Trykk, dra og slipp - Koble elementer slik du ønsker at samtalene skal rutes fra toppen og nedover. 
• Noen elementer har tilgang til avanserte innstillinger som kan ha ulike innstillinger for det samme elementet avhengig av hvor det er plassert i samtaleflyten.

Elementer og funksjoner i Visuell admin

• Åpningstider
  Dette lar deg administrere selskapets åpningstider. Det er flere muligheter som "Åpent", "Stengt", "Lunsj" og andre unntak.
• Lyd filer / Talebeskjeder
  Opptak og oppsett av lydfiler som kan brukes i IVR for å spille av en melding i flere av elementene.
• Køer
  Koble hovednumre til køer og distribuer samtaler til en gruppe medlemmer. Dette har avanserte innstillinger for hvert element i samtaleflyten.
• VIP-liste
  Dette muliggjør ruting av samtaler basert på innringerens a-nummer, for eksempel for å spille av en melding eller plassere dem i en prioriteringskø.
• Grunnleggende meny
  Spill av en kunngjøring og la innringeren velge og rute samtalen deretter.
• Avansert meny
  Opprett rutemål basert på nummerliste, for eksempel ruting basert på postnummer.
• Ring tilbake
  Gi innringeren muligheten til å ikke vente i kø, men få en manuell eller automatisk tilbakeringing.
• Telefonsvarer
  La innringeren ta opp en talebeskjed når de ringer selskapets hovednummer for å sendes til en e-postadresse.
• SMS-melding
  Send informasjon til innringeren via SMS, for eksempel med informasjon om hvor de kan finne den informasjonen de venter på.
• Samtale teller
  Samtale telleren kan brukes til statistikk.
• Overføring til nummer
  Overfør samtalen ut av IVR til et eksternt nummer.
• Lenke til IVR
  Overfør samtalen til en annen IVR innenfor samme selskap.

Grunnleggende meny

Med grunnleggende menyfunksjonen kan innringeren trykke på et nummer for å fortsette samtaleflyten basert på grunnen til anropet. Du kan laste opp en kunngjøring som informerer innringeren om alternativene. For eksempel "Trykk 1 for support, 2 for salg" osv. Hver menyvalg vil deretter forgrene seg i en ny samtaleflyt for det valget, som vanligvis ender opp i en kø for support eller salg. For "Grunnleggende meny" er alternativene 0-9 og ugyldig, samt en verdi for ingen oppringing.

Eksempel på en grunnleggende samtaleflyt ved bruk av Grunnleggende menyelement:

Tilbakeringing

Med funksjonen "Tilbakeringing" kan innringeren få muligheten til å bli ringt tilbake i stedet for å vente og holde linjen. Både automatiske og manuelle tilbakeringer støttes. Med manuell tilbakeringing blir det sendt en SMS eller e-post til kømedlemmet med informasjon om innringerens kontaktopplysninger (telefonnummer eller e-postadresse). Hvis en automatisk tilbakeringing er valgt, ringer neste tilgjengelige kømedlem automatisk tilbake til innringeren.

Følgende felt er tilgjengelige for "Tilbakeringing" elementet:

• SMS/E-post:
  Obligatorisk for manuelle tilbakeringer, der informasjonen sendes sammen med innringerens kontaktinformasjon.
• Påkrevd å angi tilbakeringingsnummer:
  Ja/Nei valg som kan tvinge innringeren til å oppgi nummeret de ønsker å bli ringt tilbake på. For eksempel, hvis innringeren ringte fra et fasttelefonnummer, er det mulig å oppgi et mobilnummer som skal ringes tilbake på.
• Bekreftelsesmelding:
  En bekreftelsesmelding kan aktiveres for å spilles umiddelbart etter at innringeren har oppgitt tilbakeringingsnummeret. Hvis tilbakeringing er deaktivert, spilles kunngjøringen umiddelbart før innringeren oppgir tilbakeringingsnummeret.
• Melding ved ugyldig nummer:
  Denne meldingen vil spilles hvis innringeren legger til et ugyldig tilbakeringingsnummer.
• Informasjonsmelding:
  Denne meldingen vil spilles hvis innringeren får tilbakeringingsalternativet, dvs. dette brukes bare hvis en obligatorisk tilbakeringingsnummer er aktivert.
• Presentasjonsnummer for tilbakering:
  Presentasjonsnummeret som vil bli brukt ved aktivering av automatisk tilbakeringing.
• Åpningstider:
  Legg til åpningstider for å definere når tilbakeringingen skal være aktivert. Dette kan for eksempel være stengt i lunsjpausen eller etter arbeidstid.